Nombre d’entreprises et administrations sont actuellement en cours de sélection d’une solution portail. Il faut bien avouer que ce choix est rendu complexe par la multitude des solutions disponibles sur le marché. En apparence en tout cas ! En effet, dans la majorité des cas, un travail complémentaire sur l’expression des besoins et une meilleur connaissance du marché permettent de restreindre fortement la liste des prétendants … Belle lapalissade de consultant, allez-vous dire ! Oui et non, et nous allons tâcher de vous l’expliquer.
Avant tout, la notion de portail ne veut rien dire techniquement
La notion de portail est sur-employée aujourd’hui. Tant et si bien qu’elle ne qualifie plus rien de précis. Remarquez que notre secteur est coutumier du fait : prenez le terme middleware, il englobe des « logiciels du milieu » aussi différents que SQL*Net (accès à Oracle), MQSeries (communications inter-applicatives par message), Tuxedo (moniteur transactionnel), SOAP (appel de Web Services à distance), etc. Pour le terme portail, c’est pareil. Afin d’éviter toute confusion, nous avons donc choisi de prendre une définition très fonctionnelle. Ainsi, pour Clever Age, un portail devient-il une porte d’accès Internet public et/ou privée à un agrégat de contenus et d’applications.
Le socle d’un portail repose sur 3 briques techniques
Une fois cette définition prise, il est possible de « descendre d’un cran ». On commence alors à pouvoir faire le lien entre le besoin et la technique. Rapidement, on constate que derrière le besoin portail se cachent trois briques :
-# La gestion de contenu : nécessaire dans quasiment tous les projets
-# Les outils collaboratifs : de plus en plus demandés
-# Le portail d’intégration : envisagé pour des projets avancés
Etant donné que chacune de ces briques nécessite de mettre en œuvre des solutions techniques complètement différentes, on comprend mieux l’importance de définir ses besoins suivant ces axes. Il faut également conserver à l’esprit que si le besoin couvre au minimum 2 briques, il faudra s’assurer de la bonne intégration des 2 solutions techniques retenues. Essayons maintenant de décrire la couverture fonctionnelle de ces briques.
La brique « gestion de contenu »
Les outils de gestion de contenu Web reposent sur une séparation entre contenu et présentation.
L’exemple suivant illustre ce principe :
Ici, l’interface Back-Office (accessible uniquement aux contributeurs) permet de créer/modifier un contenu. Ce contenu est saisi sans aucune mise en forme. Ensuite, on décide de restituer ce contenu sous différents formats : version imprimable du contenu, affichage dans un bloc de page Web, version RSS (format permettant l’échange de contenus entre partenaires), etc. Les avantages par rapport à une gestion statique des contenus sont multiples : diffusion d’un même contenu sur plusieurs canaux (page d’accueil Web, version imprimable, newsletter, …), facilité de modification de la charte graphique, possibilité de contrôler le cycle de vie du contenu (date de mise en ligne, date d’archivage, …), autonomie des contributeurs (la création d’un nouveau contenu ne nécessite aucune intervention technique), etc. La brique gestion de contenu est à nos yeux indispensable à tout projet portail.
La brique « outils collaboratifs »
Cette brique rassemble à fois des fonctionnalités issues du groupware (forums, agenda partagés, gestion documentaire, …) mais également des fonctionnalités pur Web (chat, co-browsing, site Web personnel, site Web de groupe de travail, …). La délégation de l’administration est un des points clés de ces outils. On veut en effet pouvoir laisser une grande autonomie aux équipes de travail pour personnaliser leurs espaces de travail. Cette brique est souhaitable lorsque l’on veut améliorer les outils de travail en équipe. Sa mise en œuvre doit néanmoins être accompagnée par une conduite du changement soignée.
La brique « portail d’intégration »
Le principe des portails d’intégration est de proposer une solution englobant l’ensemble des applications de l’entreprise. La partie « visible » gère la communication avec les utilisateurs et leur permet de personnaliser leurs pages. La partie interne est constituée de connecteurs vers de multiples sources de données et applications. Ces connecteurs offrent la possibilité aux utilisateurs d’avoir accès aux fonctions des applications du système d’information aux travers de « portlets ». Un moteur de recherche est disponible pour effectuer des recherches via le réseau (sites intranet, répertoires réseau, …). Ceci permet d’atteindre des données réparties sans avoir à les déplacer. La brique de gestion de contenu et la brique outils collaboratifs sont vues comme des applications intégrables par le portail d’intégration.
La mise en œuvre de cette brique devient envisageable et bénéfique dès lors que le projet est bien avancé. Lorsque ce besoin apparaît trop tôt dans le projet, il est souvent la conséquence d’une « sur-spécification » liée à la « peur de manquer », plutôt que le résultat d’une analyse pragmatique du besoin.
Organiser sa démarche de choix
Une des clés assurant un choix adapté est donc d’organiser son analyse des besoins sur ces trois axes. Il est également important de se projeter à moyen terme. En effet, un choix court terme de gestionnaire de contenu peut s’avérer bloquant dans la perspective de mise en place d’un portail d’intégration. Enfin, il est important de faire ce choix de manière transverse. Ces outils ont vocation à être généralisés à de nombreux projets (site Web, site partenaires, intranet, …). Lier vos choix à un seul projet est souvent préjudiciable. Ces choix doivent également être faits en prenant en compte votre environnement technique, les compétences de vos équipes, votre sensibilité aux différents modèles économiques (éditeurs, logiciels libres, …), etc. Ces choix doivent être les vôtres et non celui de vos intégrateurs. N’oubliez pas que « les intégrateurs passent et que les produits restent ».