Pour organiser votre productivité, êtes-vous plutôt tag ou flag ?

Il fut un temps (encore pas si lointain) où je ne notais pratiquement rien. Tout dans la tête. Bien pratique, car c’est un accessoire qui a le bon goût de m’accompagner pratiquement partout. Mais voilà : les années passant, le flot d’informations arrivant quotidiennement jusqu’à moi n’a fait que s’accroître – situation pour le moins paradoxale lorsqu’on sait qu’après vingt ans, l’homme perd irrémédiablement plusieurs milliers de neuronnes par jour (ça ne vous fait pas peur ? moi si). Alors en attendant que les chercheurs se décident à fabriquer un vaccin contre cette maladie incurable (la vieillesse), il m’a bien fallu trouver un paliatif : j’ai fait comme tout le monde, j’ai adopté un agenda.

Si cette petite bête sympatique m’évite dorénavant d’oublier les réunions, elle n’a pas pour autant résolu tous mes problèmes : comme tout le monde, je reçois chaque jour des dizaines voire des centaines de mails ; et comme tout le monde, je ne suis pas toujours en mesure d’y répondre dans la minute. Or, une étude statistique rigoureuse a montré que si je ne répondais pas à un mail dans la minute, la probabilité que j’y réponde un jour avoisinait zéro.

J’ai donc décidé de tester une première solution, proposée par mon lecteur de courrier préféré (thunderbird) : les catégories. Le principe est simple : vous pouvez « taguer » n’importe quel message au moyen de catégories prédéfinies (« important », « à faire », « peut attendre »…) doublées d’un code couleur adéquat. En théorie, c’est super. En pratique, c’est lourd. Très lourd. Déjà, « taguer » un message nécessite au minimum trois clics, en passant par un menu contextuel. Rédibitoire lorsqu’il s’agit de trier rapidement la cinquantaine de mails qui vous attend au sortir d’une réunion – et je ne vous parle pas des retours de vacances… Deuxième souci : aucun moyen de trier les messages par catégorie – tout juste si on a la possibilité de les filtrer. Or, ce qui m’intéresse, c’est de voir d’un rapide coup d’œil les messages à trier. Enfin, le code couleur, c’est bien gentil, mais je suis daltonien. Bref : il ne m’a pas fallu longtemps pour abandonner ce système totalement improductif. Et j’ai recommencé à chercher une solution.

Quelqu’un m’a suggéré un jour de laisser les mails à traiter dans la boîte de réception. Astucieux, mais pas de chance : j’utilise un système très sophistiqué de filtres qui dispatchent les messages dans des tas de dossiers différents à la réception – un premier niveau de tri ma foi fort utile.

Et puis un jour, ma vie a basculé : j’ai découvert les « flags ». Késako ? De simples petits drapeaux que vous pouvez placer sur les messages, un peu comme des tags, mais en mieux. En beaucoup mieux. D’abord, pour peu que vous demandiez à thunderbird d’afficher la colonne idoine dans la boîte de réception (pour quelle raison n’est-ce pas le cas par défaut ? mystère…), il devient très facile de « flaguer » un message : un seul clic suffit ! Ensuite (ô merveille !) vous pouvez trier les messages par drapeau : ceux qui ont un drapeau, et les autres. Epatant. Je vous assure : tous ceux à qui j’en ai parlé ont adopté sur le champ. Terminé les messages laissés sans réponse : avec les flags, vous finirez toujours par retomber dessus un jour ou l’autre (ok, j’avoue avoir des drapeaux qui datent de… plus d’un an). Je suis allé jusqu’à abandonner tout système de TODO list : dorénavant, je m’envoie des mails et je mets des petits drapeaux dessus. Et la cerise sur le gâteau : un dossier virtuel qui contient tous les messages ayant un drapeau ! Il suffit de créer un nouveau dossier virtuel et d’appliquer le filtre « statut est drapeau ».

Les flags constituent à mon sens la fonctionnalité la plus utile (et méconnue) de thunderbird (avec la recherche). D’ailleurs, Google doit partager cet avis, puisqu’ils ont basé l’interface de GMail sur ces deux principes : les flags (en l’espèce, des étoiles) et un moteur de recherche. Quand c’est Google qui le dit…

Mise à jour : j’apprends que Thunderbird 2 est annoncé avec une nouvelle gestion des tags, censée être plus ergonomique… En attendant de voir, je reste fidèle à mes flags !